Инициирование проекта

У вас есть ИДЕЯ. Захватывающая, классная, социально-направленная, вдохновляющая. Вы хотите воплотить ее в жизнь. Как это сделать, организовать? Вы можете реализовать свою идею через проект.

Что такое проект?

Определить проект можно по таким признакам:

• Ваша идея/проект создает уникальный, специфический продукт или услугу
• Вы знаете, когда ваш проект начинается и когда закончится, кто будет вовлечен в реализацию проекта
• Ваша идея ограничена временем, стоимостью, ресурсами

Итак, вы решили, что хотите превратить вашу идею в проект. Тогда давайте определим:

1. Какова цель вашего проекта? Какой уникальный продукт или сервис вы хотите предложить? Кому? Почему вы вовлекаетесь в эту деятельность?

2. Три главных ориентира вашего проекта:

• Содержание (Scope). Опишите ваш продукт или сервис, его особенности, каким он должен быть.

• Временные границы (Time, Schedule). Когда ваш уникальный сервис или продукт будет представлен. Когда вы устроите финальную вечеринку по случаю успешной реализации проекта?

• Бюджет (Budget). Сколько стоит реализовать ваш проект.

3. Организационные рамки.

• Кто будет выполнять работу? У вас есть своя команда, или вы привлечете внешних исполнителей?

• Кто будет управлять проектом? От проектного менеджера, от его веры и квалификации зависит успех или провал проекта.

• Кто оплатит проект? Когда деньги поступят в ваше распоряжение?

• И последнее: для кого вы затеваете проект, кому он нужен?

• Кто кроме вас является ключевыми участниками вашего проекта и может оказывать влияние на проект? Стоит ознакомится с законодательством, мнением общественности и другими факторами.

Не двигайтесь вперед, пока не ответите на эти вопросы (письменно!). Тщательное планирование – это залог успеха!

Ваши ответы станут индикаторами успеха проекта. Когда вы закончите свою грандиозную работу, и спросите, стал ли мой проект успешным, вот вам и индикаторы:

• Вложились ли мы в запланированные временные рамки?
• Соответствует ли готовый результат описанию на этапе инициализации?
• Что с нашим бюджетом? Соответствуют расходы плану? Если нет, то насколько?

Перейдем к более предметному планированию, планированию структуры активностей проекта (Work Breakdown Structure). Что такое структура и для чего она нужна?

Структура активностей проекта – одна из наиболее важных составляющих планирования. Это также фундамент для будущего бюджета.

Детализируйте активности насколько это возможно. Это самый простой и дешевый способ определить необходимые ресурсы до того, как вы начнете действовать. Лучше инвестировать немного времени на старте, чем обнаружить в середине проекта, что что-то упущено, и требуются дополнительные ресурсы.

Не определив структуру активностей проекта, сложно действовать в правильном направлении и сложно оценить результат.

Пример Структуры активностей проекта.

Пример Таблицы активностей проекта

Анализ рисков

Перед стартом проекта подумайте о рисках, смоделируйте возможные непредвиденные ситуации. Риски могут быть технические, финансовые, репутационные. Продумайте стратегию управления рисками. Пропишите меры, которые будут предприняты в случае возникновения риска.

Пример Таблицы рисков проекта

Не забудьте добавить в свою карту рисков бюджетные риски.

Запланируйте дополнительный бюджет на непредвиденные расходы. Это как подушка безопасности для менеджера проекта. Если случатся непредвиденные расходы, лучше к этому подготовиться.

Поэтому, во первых: продумываем риски, во вторых: закладываем в бюджет статью на непредвиденные расходы, так называемый управленческий резерв (до 10%).

Продумайте, какую отчетность вы будете готовить. Какие отчеты нужны вам для контроля и эффективного управления. А возможно, у инвестора есть свои требования к отчетности.

Определите отчетные периоды. Когда вам необходимо знать, как вы продвинулись в реализации проекта.

Цель Отчета о статусе выполнения проекта – измерить и показать сроки и затраты на каждую цель проекта.

Пример 1. Отчет о статусе выполненных работ

   Пример 2. Статус выполнения бюджета проекта

Бюджет

После определения структуры активностей проекта, следующим важным этапом планирования является составление бюджета, оценка стоимости каждой активности. Бюджет дает ответ, сколько стоит ваш проект .

Составление бюджета

Рассмотрим два подхода к составлению бюджета: Bottom-up и Top-down. Скажу сразу, первый метод позволяет составить более реальный и точный бюджет.

Первый подход, снизу-вверх (Bottom-up) – оценка на уровне активностей. Это как собирание пазла – вы оцениваете каждый этап работы по стоимости и временным затратам, и потом, собираете общий бюджет.

Другой подход, сверху-вниз (Top-down) или метод распределения. Используется, когда сроки и ресурсы сложно детализировать и оценить. Это распределение общей суммы бюджета на активности.

Одной из методик данного подхода является Оценка затрат по аналогии, когда используется опыт, основанный на реализации похожих проектов. Анализ активностей других проектов может дать вам ориентир для распределения общей суммы бюджета на активности, и вы можете, основываясь на этих данных, предварительно спрогнозировать какие-то изменения.

Оценка по аналогии наименее затратная, но и наиболее неточная.

Документируйте весь процесс оценки стоимости каждой активности, на случай, если понадобится внести изменения в бюджет. Например, вы планировали активность, на которую нужно выделить 14 часов работы стоимостью 50 дол. в час. В процессе исполнитель повысил стоимость работ до 55 дол. В таком случае общая стоимость активности увеличится. Возникнут отклонения бюджета за счет увеличения цены. Как вы покажете в отчете увеличение стоимости, за счет каких средств? Детализированная первоначальная таблица поможет вам составить отчет об отклонении от плана и найти ресурсы для оплаты превышения бюджета. Не забывайте о статье непредвиденных расходов.

Также стоит предусмотреть и временной резерв на случай, если возникнет необходимость в дополнительном времени.

Бюджет – это рабочий инструмент для управления проектом. Поэтому он должен быть удобным и понятным, в первую очередь, для вас.

Также обратите внимание: чтобы эффективно использовать этот инструмент, нужны фактические результаты, т. е., постоянное, непрерывное фиксирование фактических данных (tracking). Каждой фактической цифре нужно присвоить код, название активности, статьи и другое, в точности, как вы запланировали в бюджете. Это необходимо для сравнения плана с фактом, для дальнейшего мониторинга, контроля и принятия эффективных решений.

Совет: документируйте любые изменения в бюджет проекта (Change Management). Изменения бюджета – это не плохо, при условии, что они управляемые.

Желаем вам успеха!

Материал данной статьи основан на курсах по проектному менеджменту, предоставленных Калифорнийским университетом в Ирвайне на https://www.coursera.org

• Budgeting and Scheduling Projects
• Project Management: The Basics for Success
• Initiating and Planning Projects
• Managing Project Risks and Changes

А также, на курсе Fundamentals of Project Planning and Management от Виргинского университета, представленного на https://www.coursera.org

Материал подготовила Алена Раева, Альянс Консалтанси, в рамках проекта Региональная Платформа-ВЕЦА.